Wersja 2026-08-19.
1. Kto odpowiada za dane — dwie role
Usługę domsync (CRM dla biur nieruchomości w modelu SaaS) świadczy Z&Z INVESTMENTS Sp. z o.o., ul. Jagiellońska 6A/12, 41-200 Sosnowiec, KRS 0000918595, NIP 6443562042, REGON 389781243, e-mail: kontakt@domsync.pl (dalej „Operator" lub „my").
- Dane konta (Właściciele biur, Agenci): względem danych osób zakładających i obsługujących konto w Serwisie Operator jest administratorem danych. Dotyczy to niniejszej Polityki.
- Dane klientów Biura (osoby wprowadzane do CRM): względem danych klientów, poszukujących i kontrahentów, które biuro wprowadza do Serwisu, administratorem jest biuro (Klient), a Operator działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia — zob. Załącznik nr 1 do Regulaminu (DPA). Biuro odpowiada wobec swoich klientów za podstawę prawną, obowiązki informacyjne i realizację praw.
2. Jakie dane przetwarzamy jako administrator
- Dane rejestracyjne i konta: nazwa biura, imię i nazwisko, e-mail, telefon, rola, dane rozliczeniowe (dane do faktury).
- Zgody: zapis akceptacji Regulaminu i Polityki (wersja dokumentu, data, adres IP) — dla rozliczalności.
- Dane z formularzy publicznych: kontakt, zgłoszenie nieruchomości, zapytanie o ofertę — imię, e-mail, telefon, treść wiadomości.
- Dane techniczne: adres IP, logi, informacje o urządzeniu i sesji — bezpieczeństwo i diagnostyka.
- Dane rozliczeniowe: historia płatności i subskrypcji (u operatora płatności).
3. Cele i podstawy prawne (RODO)
- Świadczenie Usługi i obsługa konta — art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy).
- Rozliczenia, faktury, dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. c oraz f.
- Bezpieczeństwo Serwisu i zapobieganie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f.
- Obsługa zapytań z formularzy — art. 6 ust. 1 lit. b oraz f.
- Wykazanie zgody na Regulamin/Politykę (rozliczalność) — art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 5 ust. 2.
- Komunikacja marketingowa (jeśli wyrazisz odrębną zgodę) — art. 6 ust. 1 lit. a; zgodę można wycofać w każdej chwili.
- Pliki cookie statystyczne/marketingowe — art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) — zob. sekcja 8.
4. Subprocesorzy i odbiorcy danych
Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu. Dotyczy to zarówno danych konta (gdzie jesteśmy administratorem), jak i danych klientów Biura (gdzie jesteśmy procesorem, a subprocesorzy działają na tej samej podstawie — zob. DPA).
- Supabase — baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie danych Serwisu (hosting danych).
- Vercel — hosting aplikacji i infrastruktura.
- Resend — wysyłka wiadomości e-mail (zaproszenia, powiadomienia, wiadomości na zlecenie Biura).
- Stripe — obsługa płatności i subskrypcji; przetwarza dane rozliczeniowe jako odrębny administrator w zakresie realizacji płatności.
- Dostawcy modeli AI (m.in. Anthropic, Google) — funkcje marketingu AI, generowania treści, edycji/„homestagingu" zdjęć oraz asystenta AI na stronie biura. Dane (w tym treści ofert, zdjęcia i treść rozmów z asystentem) przekazywane do wygenerowania efektu są przetwarzane wyłącznie w celu wykonania danej operacji.
- Asystent AI na stronie biura — czat odpowiadający na pytania o nieruchomości. Nie prosi o dane osobowe i ma to zakazane w instrukcji; jego rolą jest wyjaśnienie zagadnienia i skierowanie do formularza. Treść rozmowy jest wysyłana do dostawcy modelu wyłącznie po to, by wygenerować odpowiedź, i nie jest przez nas zapisywana ani używana do trenowania modeli. Nie wpisuj w czacie danych, których nie chcesz przekazywać — do kontaktu służy formularz.
Część subprocesorów może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (dotyczy zwłaszcza dostawców AI i infrastruktury). Transfery odbywają się w oparciu o standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm zgodny z rozdziałem V RODO. Aktualny wykaz subprocesorów udostępniamy na żądanie pod adresem kontakt@domsync.pl.
5. Publiczne udostępnianie ofert (strona WWW, API, widget)
Biuro może publikować oferty publicznie — na generowanej stronie WWW biura oraz przez integrację (publiczne API i widget/wtyczkę osadzaną na zewnętrznej stronie biura). Publikowane są dane oferty (opis, zdjęcia, dane kontaktowe agenta udostępnione przez Biuro), nie zaś dane klientów Biura. Klucz API i widget są przypisane do konkretnego biura i udostępniają wyłącznie jego oferty.
6. Okres przechowywania
- Dane konta — przez czas trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami (np. rozliczeniowo-podatkowy) lub do przedawnienia roszczeń.
- Dane klientów Biura powierzone w CRM — przez czas świadczenia Usługi; po rozwiązaniu umowy są usuwane lub zwracane zgodnie z DPA i §10 Regulaminu.
- Dane z korespondencji — przez czas niezbędny do obsługi sprawy i ewentualnej dalszej współpracy.
7. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli Twoje dane znajdują się w CRM danego biura (jesteś jego klientem), administratorem jest to biuro — skieruj żądanie do niego; pomożemy je zrealizować jako procesor. W sprawach danych konta oraz kontaktu z Operatorem napisz na kontakt@domsync.pl.
8. Pliki cookies i zgoda
Przy pierwszej wizycie wyświetlamy okno zgody na pliki cookies, w którym możesz zaakceptować wszystkie, odmówić lub wybrać poszczególne kategorie.
8.1. Niezbędne (zawsze aktywne)
Umożliwiają podstawowe funkcje Serwisu (logowanie, sesja, dostęp do bezpiecznych obszarów, zapamiętanie decyzji o cookies). Nie wymagają zgody.
8.2. Preferencje, statystyka, marketing
Uruchamiamy je wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w oknie cookies. Zgodę możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili, klikając 🍪 Ustawienia cookies w rogu strony — bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
9. Kontakt
W sprawach ochrony danych: kontakt@domsync.pl. Regulamin i umowę powierzenia znajdziesz na stronie Regulamin.